PROYECTO COMERCIAL

Introducción

Para el grupo de administración de farmacias es muy importante tener un aprendizaje completo y muy claro  de todos los procesos a seguir para el emprendimiento de un negocio o una empresa, pues son procesos que si se siguen paso a paso, son la clave para el éxito , y para una posibilidad de generar empleo en un futuro muy cercano, en el presente documento se desarrolla el proyecto DISPOINDUSTRIAL con sus respectivos procesos de acuerdo a las unidades vistas en el curso administración de farmacias y de acuerdo a lo documentado para poder ser exitosos con nuestro servicio farmacéutico.

Inicialmente nos encontramos con la misión, visión, valores corporativos , organigrama, áreas de la empresa y sus respectivas responsabilidades, de acuerdo a la normatividad vigente, seguido del objetivo general, objetivos específicos, derechos y deberes, marco referencia, marco teórico, marco conceptual y  marco legal, matriz DOFA para resaltar las debilidades fortalezas , ventajas y amenazas, condiciones de infraestructura física, según la resolución 1403 de 2007, plano de la empresa con sus respectivas áreas delimitadas, continuando con las estrategias para una buena comunicación interna y externa y poder llevar a cabo un excelente servicio al cliente, reconocimiento de los procesos a llevar a cabo dentro del servicio farmacéutico, mapa de procesos , clasificándolos , la documentación de cada proceso y por ultimo nos encontramos con dos formatos, uno para evaluar la gestión de calidad en el establecimiento y el otro para evaluar los colaboradores de la empresa.

Este es un proyecto de emprendimiento muy importante y como administradores de establecimientos farmacéuticos, debemos tener los conocimientos muy bien fundados para poder desempeñarnos muy bien en nuestras futuras empresas propias o familiares, para ser emprendedores, generar empleo y crear empresa que tanto lo necesita nuestro país, la idea no es emprender sin un conocimiento previo de lo que se desea hacer, al contrario la idea es saber con precisión lo que se desea hacer, y que tipo de mercado se va a abrir paso para nuestro negocio.

.Esperamos como grupo que nuestro proyecto sea novedoso llamativo y exitoso y de agrado para todos los que realicen una lectura, comprensiva de este.

Objetivo general

Plasmar en el proyecto los conocimientos adquiridos en el curso de administración de farmacias, para el emprendimiento de una empresa de acuerdo a la normatividad vigente  y ponerlo

Objetivos específicos                                                                                                     

·         Adquirir conocimientos básicos de lo que se requiere para el emprendimiento de un negocio

·         Aprender de una manera practica la administración

·         Emprender empresa

·         Generar empleos

·         Crear nuestro propio negocio

·         Leer la normatividad vigente para los establecimientos farmacéuticos, condiciones de infraestructura y áreas delimitadas

·         Aprender a ser organizados y saber que todo lleva un orden unos objetivos y unos fundamentos y nada se puede emprender sin un conocimiento previo

·         Detectar amenazas, debilidades y fortalezas en una matriz DOFA

·         Conocer los procesos

·         Crear misión, visión y valores corporativos

·         Leer lo relacionado a la gestión de calidad

·         Adquirir conocimientos para llevar a cabo una comunicación asertiva en la empresa

·         Adquirir fortalezas para el liderazgo

·         Identificar los procesos  a realizar en nuestra empresa

·         Definir y clasificar cada proceso a realizar en la bodega

·         Realizar un mapa de los procesos clasificados

·         Realizar un indicador de gestión de calidad por cada proceso realizado dentro de la bodega

·         Realizar un formato para evaluación de los colaboradores

·         Realizar un seguimiento de la gestión de la calidad de la empresa

DESARROLLO DEL PROYECTO DISPOINDUSTRIAL

Misión: Con pasión, amor y mucha calidad humana, ayudar a nuestros clientes a alcanzar sus metas de negocio brindándoles excelente servicio, precios y facilidad de adquisición de los dispositivos médicos.

Visión: en el año 2020 vamos a ser los distribuidores del departamento del Meta   como primera opción para nuestros clientes.

Valores corporativos DISPOINDUSTRIAL

• calidad humana
• respeto
• honestidad
• tolerancia
• amor
• pasión
• responsabilidad

AREAS DE LA BODEGA DISPOINDUSTRIAL

• AREA ADMINISTRATIVA
• Área de recepción
• Área de almacenamiento
• Área de despacho
• AREA DE SERVICIO AL CLIENTE

RESPONSABILIDADES DE ACUERDO A LAS AREAS

Responsabilidades del área administrativa:

• planear, organizar, direccionar  y controlar, todo lo que esté relacionado con la empresa, su crecimiento y el buen servicio, para que esta logre fidelizar los clientes y que estos últimos nos recomienden a nuevos clientes y ampliar el mercado.
• Llevar a cabo todos los procesos y procedimientos necesarios, para implementar mejoras en todas las áreas de la empresa, por pequeñas que estas sean.
• Programar  reuniones y capacitaciones necesarias con todos los empleados para realizar mejoras en la empresa.
• Llevar la contabilidad
• generar los pedidos al proveedor
• realizar fidelización de los clientes

Responsabilidades del área de recepción:

• estar siempre disponibles, para el momento en que llegue la mercancía a la bodega.
• Recibir, revisar y diligenciar debidamente el formato de recibido de la mercancía.
• Revisar cantidades recibidas calidad de los embalajes y proveedores  contra lo relacionado en el formato.
• Acomodar de manera organizada, en el área indicada y en las respectivas estibas, la mercancía.
• Llevar el formato diligenciado, al área administrativa
• realizar el formato de recepción técnica al 10% de la cantidad de los productos que llegan a la bodega.
• Llevar dicho formato de recepción técnica al área administrativa
• firmar todos los formatos y ponerles sello

Responsabilidades del área de almacenamiento

• pasar los productos del área de recepción al área de almacenamiento
• ubicar el pedido en las respectivas estibas
• organizar los productos de acuerdo a su referencia, de manera organizada, visible y de fácil acceso
• revisar nuevamente cantidades, calidad y proveedores contra la factura.

Responsabilidades del área de despacho:

• realizar el debido alistamiento del pedido tomado en área administrativa
• revisar la factura y comparar cantidades, alistadas contra facturadas.
• Realizar el correcto despacho con el mensajero, entregarle la factura e indicarle la dirección en el menor tiempo posible.

OBJETIVO GENERAL DEL PROYECTO DISPOINDUSTRIAL:

Realizar la apertura de un Establecimiento Farmacéutico el cual cumpla con todo los trasmite legales, y que permita la comercialización y distribución de Dispositivos Médicos y hospitalarios en Villavicencio.

OBJETIVOS ESPECIFICOSDEL PROYECTO DISPOINDUSTRIAL  

•Investigar cuales son los requerimientos legales para la apertura de un establecimiento

·         Seleccionar, adquirir, recibir y  almacenar,  distribuir  dispositivos médicos.  En las funciones  de  selección  y  adquisición, la participación del servicio farmacéutico será de carácter técnico.

·         Investigar cuales son los requerimientos legales para la apertura de un establecimiento farmacéutico según la normatividad vigente en Colombia.

·         Identificar y aplicar los parámetros de infraestructura y recursos humanos para la implementación del Establecimiento Farmacéutico, como también el almacenamiento, distribución y venta de los dispositivos médicos.

·         Desarrollar una plataforma empresarial competitiva que dé continuidad al negocio y permita su permanencia en el tiempo en la implementación de estrategias que optimicen el Establecimiento Farmacéutico.

·         Identificar los clientes potenciales y posibles proveedores ubicados en la región que contribuirán al desarrollo económico de la empresa y la región.

·         Cumplir con la reglamentación de la normatividad vigente en la prestación de los servicios y productos farmacéuticos regulados por el INVIMA.

·         Implementar la logística que permita el manejo de los dispositivos médicos que se comercialicen, al igual que un sistema de almacenamiento y distribución según la legislación vigente Decreto 2200 de 2005 y su resolución reglamentaria.

Derechos

• Derechos de todos los colaboradores de esta empresa:
• Ser escuchados
• Tratados con respeto
• Generar ideas para el mejoramiento del servicio
• Tener tiempo para sus familias, (el negocio va a ser 100% familiar al comienzo)
• Tener tiempo para estudiar mas
• Ser felices en sus labores
• Prestaciones sociales
• Justicia en sus labores
• Reconocimientos por sus buenos actos e ideas
• Tener su dotación completa
• Tener los implementos y herramientas de trabajo al día

 Deberes

• Cumplir con las labores asignadas de acuerdo a su cargo
• Velar por el mejoramiento del servicio
• Realizar las capacitaciones y estudios necesarios para el mejoramiento del servicio
• Excelente servicio al cliente
• Responsabilidad total
• Cumplimiento de horarios establecidos
• Honestidad total
• Colaborar con la recepción técnica
• Colaborar con el almacenamiento
• Colaborar con la revisión de calidad y vencimientos
• Colaborar con el diligenciamiento de los formatos establecidos
• Colaborar con el aseo (excepto los vendedores)
• Buena actitud
• Amor por lo que hacen

MARCO REFERENCIAL

 MARCO CONTEXTUAL

 VILLAVICENCIO  (META)

Villavicencio es la  capital   de  departamento del  Meta, que se encuentra localizado en la puerta de llano y por su territorio transcurre  la   vía que comunica a los  siguientes departamentos: San José del  Guaviare, Yopal Casanare, etc.

Villavicencio alberga las entidades estatales que prestan servicio a los municipios cercanos.

El  Establecimiento Farmacéutico dedicado a la prestación  de servicios de salud, mediante la comercialización de insumos médicos. Su sede principal será la ciudad de Villavicencio. La cual tendrá cobertura nacional, garantizará la mejor efectividad de resultados en la utilización de dichos productos, ya que ofrecerá acompañamiento y  capacitación permanente a sus clientes y usuarios.

Para alcanzar la excelencia, se contara con un equipo de trabajo con  experiencia y formación en campos propios del sector de la salud, y manejo especializado en control para productos de importación y exportación, por otro lado es fundamental contar con profesionales en las áreas administrativas, Financieras y de Mercado que propicien los análisis estratégicos, análisis de valor financieros, proyectos de inversión, costos y presupuestos, toma de decisiones y administración de procesos de venta y rentabilización de clientes.

La empresa busca obtener rentabilidad económica y social que permita el apoyo al sistema de salud en Colombia como una fórmula para el Sistema y sus usuarios, convirtiéndose en una alternativa viable en las dificultades por sobre costo de dichos insumos y permitiendo sostenibilidad en el tiempo del negocio.

Su constitución será mediante documento  privado, bajo la reglamentación exigida de fecha, matrícula y número de identificación tributaria NIT, será constituida como sociedad anónima simplificada y bajo unos estatutos establecidos y diseñados especialmente para este modelo de negocio.

En el año 2018 se realizará un análisis y revisión de la implementación de dichas estrategias y verificar su ejecución y consecución de resultados.

DISPOSITIVOS MEDICOS A OFRECER:

·         Jeringas todas las medidas

·         Guantes todas las tallas y referencias

·         Tapabocas

·         Curas

·         Micropore

·         Algodón

·         Alcohol

·         Gorro quirúrgico

·         Bata quirúrgica

·         Gasas

·         Esparadrapo

·         Agua oxigenada

·         Agujas para jeringas de todas las medidas

·         Polainas

Clase I. Aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión.

Clase IIA.  Aquellos dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

5.2  MARCO TEÓRICO

Se considera establecimiento farmacéutico a todo establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos, dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados.

Clasificación de los Dispositivos Médicos

La clasificación de los dispositivos médicos realizada por el fabricante, se fundamenta en los riesgos potenciales relacionados con el uso y el posible fracaso de los dispositivos con base en la combinación de varios criterios tales como, duración del contacto con el cuerpo, grado de invasión y efecto local contra efecto sistémico.

 Clase I. Son aquellos dispositivos médicos de bajo riesgo, sujetos a controles generales, no destinados para proteger o mantener la vida o para un uso de importancia especial en la prevención del deterioro de la salud humana y que no representan un riesgo potencial no razonable de enfermedad o lesión.

Clase IIA. Son los dispositivos médicos de riesgo moderado, sujetos a controles especiales en la fase de fabricación para demostrar su seguridad y efectividad.

A continuación se presentan algunos ejemplos de dispositivos médicos clasificados:

[  Clase I: vendajes, camas clínicas, frascos para recolectar orina, estetoscopios, entre otros.

[  Clase II: Guantes quirúrgicos, prótesis dentales removibles, lentes de contacto, entre otros.

[  Clase III: Preservativos, bombas de infusión, máquinas de anestesia, equipos de diálisis, equipos de radioterapia, entre otros.

[  Clase IV: Válvulas cardíacas, Dispositivos Intrauterinos, implantes, entre otros.

5.3  MARCO CONCEPTUAL

Depósitos: Son los establecimientos comerciales dedicados exclusivamente a la venta al por mayor de drogas, alimentos con indicaciones terapéuticas o que reemplacen regímenes alimenticios especiales, productos de tocador, sustancias químicas aplicadas en la industria, materiales de curación, jeringuillas y agujas. También podrán expender aparatos de física o química que se relacionen con el arte y la ciencia de curar y en general productos o artículos similares a los anteriores a juicio de las autoridades de salud correspondientes.

Agencias De Especialidades Farmacéuticas: Establecimientos dedicados al almacenamiento, promoción y venta de los productos fabricados por los laboratorios cuya representación o distribución hayan adquirido.

Atención farmacéutica: Es la asistencia a un paciente o grupos de pacientes, por parte del Químico Farmacéutico, en el seguimiento del tratamiento fármaco terapéutico, dirigida a contribuir con el médico tratante y otros profesionales del área de la salud en la consecución de los resultados previstos para mejorar su calidad de vida.

Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado realizada por el Químico Farmacéutico y el Tecnólogo en Regencia de Farmacia.

Distribución física de medicamentos y dispositivos médicos. Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo médico que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor autorizado sea entregado oportunamente al usuario

Gestión del servicio farmacéutico:  Es el conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas autorizadas, respecto al o los procesos autorizados en la prestación del servicio farmacéutico.

5.4 MARCO LEGAL

En la república de Colombia los decretos que rigen la atención del servicio farmacéutico son el decreto 2200 del 28 de junio de 2005, el cual reglamenta el servicio farmacéutico, teniendo como objeto regular las actividades o procesos, y haciendo referencia a conceptos básicos.

RESOLUCION NÚMERO 1403 DE 2007

Por medio de esta resolución se determina el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos

DECRETO 2200 DE 2005

DECRETO 4725

A continuación, se realiza una matriz en donde se especifican las fortalezas y debilidades de acuerdo a los factores externos e internos, de la bodega DISPOINDUSTRIAL

La nueva microempresa se trata de una bodega de insumos médicos,  en la ciudad de Cartago, norte del valle, para proveer clientes de droguerías, farmacias droguerías, veterinarias, spa, clínicas de uñas, salones de belleza , clínicas odontológicas privadas, consultorios de salud ocupacional privados, consultorios médicos privados, institutos de enseñanza de las áreas de la salud, entre otros establecimientos independientes que manejen de manera constante nuestros dispositivos médicos a nivel de todo el norte del valle del cauca.  Y Risaralda. 

Tomando como referencia la resolución 1403 de 2007, relacionar las condiciones de infraestructura física y las áreas con las cuales debe contar el establecimiento servicio farmacéutico seleccionado para el proyecto y realizaran el plano correspondiente a las áreas establecidas

 ARTÍCULO  7°.­ GRADOS DE COMPLEJIDAD. El servicio  farmacéutico  será de Baja, mediana y alta complejidad. 

1.  Servicio  farmacéutico  de  baja  complejidad.  Realizará  básicamente  los 

Procesos siguientes:

a) Selección de medicamentos y dispositivos médicos. 

b) Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos. 

c) Recepción y almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos. 

d) Distribución de medicamentos y dispositivos médicos. 

e) Dispensación de medicamentos.

f) Participación en grupos interdisciplinarios. 

g) Información y  educación al paciente  y  la comunidad  sobre  el uso adecuado de medicamentos y dispositivos médicos. 

h) Destrucción o desnaturalización de medicamentos. 

ARTÍCULO  18.­  EVALUACIÓN  DEL  SERVICIO. El servicio farmacéutico  como  servicio de atención en salud, dispondrá de mecanismos que permitan establecer la  calidad de las  prestaciones brindadas  a los  usuarios, examinando los valores  que tomen los indicadores de gestión contra las necesidades de los usuarios. Para  tal fin, determinará los indicadores de gestión necesarios. 

El Servicio Farmacéutico evaluará como mínimo los siguientes aspectos:

1.  Eficiencia. Si el servicio  se  realizó  de acuerdo a  la mejor relación  costo resultado.

2.  Eficacia. Si los resultados previstos fueron alcanzados en términos de cantidad 

Y calidad.

3.  Efectividad. Si los resultados fueron congruentes con las demandas, apoyos y  necesidades de los usuarios. 

Los  resultados  de las  mediciones  estarán  a  disposición de los  usuarios,  beneficiarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente, por cada  una  de las  entidades, preferentemente  en las  páginas  electrónicas,  cuando se  cuente con  dicho medio,  con el fin  de  permitir el seguimiento  por parte  de  los  ciudadanos y de los organismos de control.  El servicio farmacéutico dispondrá básicamente de los  siguientes indicadores de

gestión:  de la  calidad  técnica,  de costo,  de servicio,  del recurso  humano  y  de seguridad.

3.  ESTRUCTURA DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

El servicio farmacéutico  contará  con una estructura que permita el cumplimiento  efectivo  de sus  objetivos, desarrollando  los criterios  de responsabilidad por los  resultados de los procesos y colaboración entre sus miembros. 

Todo  servicio  farmacéutico  deberá  cumplir, como  mínimo,  con los  siguientes  requisitos: 

a) Disponer de una infraestructura física de acuerdo con su grado de complejidad,  número de actividades y/o procesos que se realicen y personas que laboren. 

b) Contar con una dotación,  constituida  por equipos, instrumentos, bibliografía  y  materiales necesarios para el cumplimiento de los objetivos de las actividades y/o  procesos que se realizan en cada una de sus áreas.

c) Disponer de un recurso humano idóneo y suficiente para el cumplimiento de las  actividades y/o procesos que realice. 

2.2  Áreas

Los Depósitos deberán contar básicamente con las siguientes áreas: 

a) Área administrativa, debidamente delimitada. 

b) Área de recepción  de medicamentos, dispositivos médicos  y  productos autorizados. 

c) Área de cuarentena de medicamentos.

d) Área adecuada  para  almacenamiento, teniendo  en cuenta  los  tipos  de productos que se van a  distribuir.

h) Área destinada para  el almacenamiento  de productos  rechazados, devueltos y retirados del mercado. 

i) Área de alistamiento y despacho. 

k) Área para  manejo  y  disposición de residuos,  de acuerdo con la reglamentación vigente. 

El procedimiento para el almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos se adelantará básicamente de 

Conformidad con las siguientes disposiciones: 

Las  áreas de almacenamiento  deben  cumplir básicamente  con las  siguientes especificaciones:

a)  Estar alejadas de sitios de alta  contaminación. Estar alejadas de sitios  de alta  contaminación,  para  conservar adecuadamente  los  dispositivos  médicos  y  la  estabilidad  de los  medicamentos  que  puedan resultar afectados. 

b)  Facilitar  la  circulación  de  personas  y  objetos. Estar situadas  preferiblemente en el primer piso o en un mismo piso de las edificaciones.  Las puertas deben  situarse de tal manera que  se facilite la  circulación de personas y de objetos.

c)  Pisos. Contar con pisos  de material impermeable,  resistente, uniforme  y  sistema de drenaje que permita la fácil  limpieza y sanitización. 

d)  Paredes. Tener paredes o muros impermeables, sólidos, de fácil limpieza y  sanitación  y resistentes  a  factores ambientales  como  humedad y  temperatura.

e)  Techos  y  cielo  rasos. Contar con techos  y  cielo  rasos  resistentes, uniformes y de fácil  limpieza y sanitación. 

f)  Iluminación. Contar con luz  natural y/o  artificial que  permita  la  conservación adecuada e identificación de los medicamentos y dispositivos  médicos y el buen manejo de la documentación. 

g)  Ventilación. Debe tener un sistema de ventilación natural y/o artificial que garantice la  conservación adecuada  de  los medicamentos  y  dispositivos médicos. No  debe entenderse  por ventilación natural las  ventanas  y/o puertas  abiertas  que podrían permitir la  contaminación de los medicamentos y dispositivos médicos con polvo y suciedad del exterior. 

h)  Rayos solares. Evitar la incidencia directa de los rayos solares  sobre los  medicamentos y dispositivos médicos. 

i)  Condiciones  de  temperatura  y  humedad. Contar con mecanismos  que  garanticen  las  condiciones de temperatura  y humedad relativa  recomendadas  por el fabricante. Se llevarán registros  de control  de estas  variables con un termómetro adecuado y un higrómetro calibrado. 

j)  No  contacto  con  el  piso. Los  medicamentos  y  dispositivos médicos  no  deben  estar en contacto  directo con el piso.  Se  ubicarán en estibas  o estanterías de material sanitario, impermeable y fácil de limpiar. 

PLANO DISPOINDUSTRIAL

A continuación se presenta el plano de la forma en la que está distribuida la bodega con sus respectivas áreas.

1. ESTIBAS
2. ESTANTERIA
3. CAJA
4. ARCHIVADORES
5. ESCRITORIO

Relacionar cuáles serán los medios, estrategias o métodos que utilizara la organización para la comunicarse y brindar toda la información para atender las necesidades de los usuarios externos y usuarios internos.

Uno de los medios más importantes para tener un buen acceso a los futuros clientes externos, es iniciar con una encuesta, realizada a una cantidad significativa de los negocios pequeños e independientes, que pueden adquirir los productos a ser ofrecidos, para así enterarnos de su consumo de sus preferencias y que tal están de proveedores y de precios, pues eso es muy importante al momento de ser competitivos.

Para tener una fidelización con el cliente se debe realizar una base de datos con información de cada uno de ellos y además tratar de estarla actualizando.

Realizar visitas, llamadas y envíos de correos constantes a los clientes para que están enterados de la existencia de nuestra empresa, y de los productos.

Visitar a los clientes con catálogos en mano.

El plan de marketing relacional trata la fidelización, vincular y retención de los mejores clientes de la empresa.

1. Análisis de la situación. Partimos de un estudio sobre los clientes y sobre las relaciones de la empresa con los clientes.
2. Determinación de la actividad de la empresa orientada al cliente. Estudiar las actividades de la empresa que interactúan con los clientes.

Las actividades de la empresa relacionadas con el cliente son la venta de los productos, la distribución, pero lo más importante, es el contacto directo a la hora de realizar el domicilio y llegar a sus hogares y negocios con el producto en buen estado y a tiempo.

3. La gestión de la comunicación. Un aspecto fundamental es la comunicación dentro de la empresa y con los clientes. La comunicación interna para mejorar el servicio al cliente y obtener sinergias y una comunicación fluida e interactiva con los clientes.

NOTA:

La comunicación interna debe ser muy  buena, con  suficiente capacitación para los clientes internos, y con los cliente externos a  las llamadas deben ser  atendidas de una manera adecuada de tal manera que  cliente se sienta súper importante y escuchado  pueda  ver  la manera  adecuada de realizar una queja sugerencia o reclamo por lo tanto el cliente externo se siente capaz  de manifestarse y de tener una comunicación efectiva.

El plan de marketing relacional. La aplicación de la estrategia relacional requiere un plan detallado que especifique objetivos, acciones, responsabilidades, recursos y sistema de control.

La estrategia de Marketing Relacional:

Se construye teniendo presente una serie de factores que es preciso gestionar:

A) El factor tiempo. Analizar la evolución de los clientes en el tiempo. Se trata de implantar estrategias a largo plazo.

B) El factor confianza. Uno de los fundamentos principales de la fidelización lo constituye la confianza.

C) Flexibilidad. El plan de marketing relacional debe ser flexible para permitir la adaptación del servicio a los clientes individuales.

D) Creatividad. Buscar nuevas formas de comunicación y de aportación de valor a los clientes

El CRM permite administrar y automatizar las relaciones con los consumidores

La estrategia es realizar una base de datos de los clientes nuevos o antiguos, en dicha base de datos se debe almacenar información acerca de sus interacciones, saber que productos compran y en qué momento les gusta adquirir los productos, preferencias gustos, para brindarles una buena información, a cerca de las promociones, descuentos o precios especiales, la idea es estar al tanto de todos ellos para así hacerles llegar toda la información relevante e importante a ellos.

Tener sus datos personales inclusivo sus correos para enviarles imágenes y fotos y llamarlos para que sepan cuán importante ellos son para la empresa.

Identifique y describa de manera concreta los diferentes procesos que cuenta el tipo de establecimiento farmacéutico definido en el paso II y clasifíquelos de acuerdo con el mapa de procesos dentro del modelo de gestión de servicios farmacéuticos de la OPS/OMS así:

 Estratégicos

 Claves u Operativos

 Apoyo

Identificación de los diferentes procesos del establecimiento farmacéutico paso 2:

ü  Selección

ü  Adquisición

ü  Recepción

ü  Almacenamiento

ü  Dispensación

SELECCIÓN: Conjunto de actividades interrelacionadas que de manera continua, multidisciplinaria y participativa se realizan en una institución de salud o en un establecimiento farmacéutico, teniendo en cuenta su seguridad, eficacia, calidad y costo. En este proceso toma parte activa el servicio farmacéutico, el comité de farmacia y terapéutico.

ADQUISICIÓN: Se encuentra de la siguiente manera.

-          Envío de información al servicio farmacéutico

-          Prevalencia del conocimiento técnico

-          Selección de proveedores

-          Decisión de adquisición

-          Programación de necesidades

-          Evaluación de proveedores

-          Control durante el proceso de adquisición

Para lograr los pasos anteriores en el establecimiento paso 2, la persona encargada de realizar las compras, “pues digo la persona, ya que el establecimiento que venimos trabajando es muy pequeño”, es decir no hay un comité de compras como tal, entonces esta persona encargada, debe tener las siguientes funciones:

1.    Es el encargado de aplicar la política de compras, verificar las cotizaciones que respaldan la evaluación de las ofertas y analizar las ofertas con los criterios definidos para recomendar la adjudicación del contrato o la contratación directa.

2.    El regente farmacéutico dará el concepto técnico al comprador para la adquisición de los insumos o productos a comprar.

RECEPCION: Estudio de la documentación que contiene el negocio, recepción y estudio de la documentación de entrega, comparación de los contenidos de las documentaciones, inspección de los productos a recibir.

Recepción Técnica: se analiza la cantidad de unidades, número de lote, fecha de vencimiento, registro sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de almacenamiento, manipulación, embalaje, material de empaque y envase y las condiciones administrativas y técnicas establecidas en las negociaciones.

ALMACENAMIENTO: Cada producto debe encontrarse alejado de contaminación y que facilite la circulación de personas y objetos, que los pisos, paredes, techos se encuentren en buen estado, que haya buena iluminación, buena ventilación, ningún producto se encentre expuesto a rayos solares ni en contacto con el piso y que existan medidas de seguridad como alarmas sensibles al humo, extintores de incendios, entre otros.

DESPACHO: Es la entrega de mercancía o insumos a los usuarios, dándoles a conocer su uso adecuado según el criterio por el regente de farmacia.

Clasificación de acuerdo con el mapa de procesos dentro del modelo de gestión de servicios farmacéuticos de la OPS/OMS

2- De acuerdo con el sistema de gestión de calidad, el manual de condiciones esenciales y procedimientos, documentar los procedimientos de:

-          Adquisición

-          Recepción

-          Almacenamiento

-          Dispensación o Despacho

PROCESO DE ADQUISICION

•          Tener establecido el criterio  y el comité de compras

•          Tener claro el presupuesto.

•          Tener claro los productos y cantidades que son necesarias para la apertura

•          Tener un plan de compras

•          Visitar y realizar cotizaciones con diferentes posibles proveedores

•          Verificar las facilidades y precios en cada proveedor

•          Verificar las cantidades en cada proveedor

•          Verificar la calidad de los productos ofrecidos por cada proveedor

•          Verificar la forma del transporte de la mercancía hacia nuestra bodega.

•          Analizar ofertas

•          Definir periodo y proyección

•          seleccionar el proveedor con mejor calidad y ofertas de compras

•          contactar el proveedor y en enseñarle nuestro proyecto y nuestro presupuesto

•          llegar a un acuerdo

•          realizar la orden de compra

•          adquirir la mercancía

PROCESO DE RECEPCION

•          Tener el personal adecuado para la recepción de la mercancía que acaba de llegar desde la ciudad del proveedor a nuestra bodega

•          Contar los embalajes o cajas y revisar su calidad, sellado y estado

•          Solicitar documentos o factura

•          Firmar documento de recibido

•          Realizar la comparación de las cantidades relacionadas en la factura contra lo físico

•          Revisar calidad

•          Inspeccionar el estado de los productos, de las cajas

•          Realizar acta de recepción técnica en el formato establecido en el sistema

•          Inspeccionar lote, fecha de vencimiento y registro INVIMA de cada uno de los productos

•          Ingresar factura y cantidades al inventario

•          Verificar que cada cantidad haya sido cargada al sistema de nuestro inventario de manera adecuada para evitar futuros descuadres.

PROCESO DE ALMACENAMIENTO

•          Realizar ubicación de las cajas en las estibas de acuerdo al método de inventarios

•          Llevar controles ambientales (temperatura, humedad y aire)

•          Implementar recursos de cuidado y conservación de los dispositivos médicos

•          Realizar ubicación de los productos que deben ir en las estanterías, de acuerdo al tamaño, espacio y el orden      inicialmente establecido, que será por orden alfabético y por clasificación de los dispositivos médicos. Decreto 4725.

•          Técnicas de manejos y control de inventarios

•          Control de fechas de vencimientos

•          Ordenarlos de acuerdo al sistema FIFO

PROCESO DE DESPACHO

•          Tomar la factura u orden de pedido

•          realizar el debido alistamiento del pedido tomado en área administrativa

•          revisar la factura y comparar cantidades, alistadas contra facturadas.

•          Realizar el correcto despacho con el mensajero, entregarle la factura e indicarle la dirección en el menor tiempo posible.

Lista de chequeo para medición de la calidad del servicio farmacéutico